Kualitas data di aplikasi ditentukan oleh kualitas data yang dimasukkan. Menyiapkan data lebih dahulu menghemat waktu dan mengurangi kesalahan yang baru ketahuan berbulan-bulan kemudian.
Tentukan data apa yang dibutuhkan
Tidak semua keterangan perlu dimasukkan sekaligus. Mulailah dari data yang dipakai sehari-hari, lalu tambahkan sisanya bertahap.
- Identitas dasar: nama lengkap, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir.
- Data wali: nama dan nomor yang dapat dihubungi.
- Data pesantren: kelas, kamar, dan tahun masuk.
- Catatan khusus yang memang perlu diketahui pengurus, misalnya kebutuhan kesehatan, dengan akses terbatas.
Kumpulkan sumber yang ada
Daftar sumber data yang tersedia: buku induk, formulir pendaftaran, daftar kamar, daftar kelas, dan catatan bendahara. Tandai sumber mana yang paling mutakhir, sebab data lama sering tertinggal ketika santri naik kelas atau pindah kamar.
Rapikan sebelum memasukkan
- Seragamkan penulisan nama, misalnya tanpa gelar dan dengan ejaan yang sama di semua daftar.
- Cari entri ganda dan putuskan yang dipakai.
- Lengkapi tanggal lahir dan data wali yang kosong.
- Beri satu orang tanggung jawab akhir atas kebenaran data.
Periksa sampel
Setelah data masuk, bandingkan beberapa puluh santri secara acak dengan sumber aslinya. Bila ditemukan banyak selisih, perbaiki sumber sebelum melanjutkan.
Lindungi data pribadi
Data santri adalah data pribadi, dan sebagian adalah data anak. Pesantren menentukan siapa yang boleh mengakses dan untuk keperluan apa. Hindari menyalin data ke aplikasi percakapan atau berkas yang tidak dikunci, dan hapus salinan sementara setelah selesai. Dasar pelindungan data pribadi merujuk pada UU No. 27 Tahun 2022; untuk kewajiban rinci, tanyakan kepada penasihat hukum.
Contoh pembagian tugas
- Penanggung jawab data: memutuskan aturan penulisan dan memeriksa hasil akhir.
- Petugas input: memasukkan data dari sumber yang sudah dirapikan.
- Pemeriksa: membandingkan sampel data dengan sumber asli.
- Pengurus asrama dan wali kelas: menyampaikan perubahan kamar dan kelas.
Setelah peralihan
Tetapkan kebiasaan memperbarui data segera ketika ada perubahan, misalnya santri naik kelas, pindah kamar, atau berhenti. Data yang diperbarui secara rutin jauh lebih berguna daripada data lengkap tetapi usang. Simpan buku induk lama sebagai arsip sampai seluruh pengurus yakin bahwa data di aplikasi sudah benar.