Sumbangan pembinaan pendidikan (SPP) dan pemasukan lain adalah urat nadi operasional pesantren. Pencatatan yang tertib membantu bendahara menjawab dua pertanyaan dasar: siapa yang sudah membayar dan berapa saldo kas saat ini.
Pisahkan tagihan dan pembayaran
Tagihan adalah kewajiban yang timbul tiap periode, sedangkan pembayaran adalah uang yang benar-benar diterima. Mencatat keduanya terpisah membuat tunggakan terlihat jelas, yaitu selisih antara tagihan dan pembayaran.
Langkah pencatatan bulanan
- Tetapkan komponen tagihan, misalnya SPP bulanan dan biaya lain yang disepakati.
- Buat tagihan untuk setiap santri pada awal periode.
- Saat uang diterima, catat tanggal, jumlah, santri, dan cara bayar.
- Berikan bukti penerimaan kepada pembayar.
- Cocokkan catatan dengan uang tunai di tangan atau mutasi rekening pada akhir hari.
Satu pintu penerimaan
Sebisa mungkin penerimaan dilakukan melalui satu atau dua orang yang ditunjuk. Semakin banyak pintu, semakin sulit pencocokan.
Merekap kas bulanan
Rekap kas memuat saldo awal, total penerimaan, total pengeluaran, dan saldo akhir. Rumusnya sederhana: saldo akhir sama dengan saldo awal ditambah penerimaan dikurangi pengeluaran. Bila saldo di catatan berbeda dengan saldo nyata, telusuri selisihnya pada bulan itu juga, jangan ditunda.
- Catat setiap pengeluaran bersama keterangan dan bukti.
- Pisahkan kas operasional dari dana yang titipan atau peruntukannya khusus.
- Tutup buku di akhir bulan dan simpan rekap sebagai arsip.
Kebiasaan yang membantu
- Catat transaksi pada hari yang sama.
- Jangan mencampur uang pribadi dengan kas pesantren.
- Libatkan pengasuh atau pengurus lain untuk memeriksa rekap secara berkala.
Contoh alur satu bulan
Misalkan pesantren menagih SPP pada tanggal satu setiap bulan. Pada tanggal satu, bendahara membuat tagihan untuk seluruh santri. Selama bulan berjalan, setiap pembayaran dicatat pada hari diterimanya. Pada akhir bulan, bendahara menghitung total penerimaan, mencocokkannya dengan uang di tangan dan mutasi rekening, lalu menyusun rekap. Pengasuh atau pengurus lain memeriksa rekap itu sebelum diarsipkan.
Menangani koreksi
Kesalahan pencatatan pasti terjadi, misalnya salah memasukkan jumlah atau nama santri. Jangan menghapus catatan lama tanpa jejak. Buat koreksi yang jelas, tulis alasannya, dan pastikan ada pihak lain yang mengetahui koreksi tersebut. Dengan begitu riwayat tetap dapat ditelusuri ketika ada pertanyaan di kemudian hari.
Periksa sebelum menutup bulan
- Semua pembayaran yang diterima sudah dicatat dan memiliki bukti.
- Semua pengeluaran memiliki keterangan dan bukti.
- Saldo catatan sama dengan saldo nyata di tangan dan di rekening.
- Rekap sudah diperiksa oleh pihak selain bendahara.