Tunggakan adalah hal yang wajar dijumpai, tetapi tunggakan yang tidak terpantau akan membebani kas. Pencatatan yang jelas membuat percakapan dengan wali menjadi lebih mudah dan adil, karena kedua pihak melihat angka yang sama.
Mengetahui besar tunggakan
Tunggakan per santri dihitung dari total tagihan dikurangi total pembayaran yang tercatat. Buat daftar tunggakan secara berkala, misalnya tiap bulan, dengan urutan dari yang terlama.
Menindaklanjuti dengan santun
- Periksa lebih dahulu apakah ada pembayaran yang belum tercatat.
- Hubungi wali secara pribadi, bukan di depan umum.
- Tanyakan kendala dan sampaikan jumlah tunggakan berikut rinciannya.
- Bila perlu, sepakati jadwal pembayaran dan catat kesepakatan itu.
Memperlakukan keringanan
Pesantren sering memberi keringanan bagi keluarga yang kesulitan. Agar tetap terukur, catat keringanan sebagai keputusan tertulis lengkap dengan alasan, jumlah, dan pihak yang menyetujui, bukan dengan menghapus tagihan diam-diam.
Mencegah tunggakan
- Umumkan jadwal dan besaran tagihan sejak awal tahun ajaran.
- Beri pengingat sebelum jatuh tempo lewat saluran yang disepakati.
- Sediakan beberapa cara bayar yang mudah dijangkau wali.
- Tinjau rekap tiap bulan agar masalah terlihat dini.
Notifikasi WhatsApp tersedia sebagai layanan tambahan berbayar yang memerlukan verifikasi lembaga (KYC); pengingat dapat pula disampaikan secara manual.
Contoh daftar tunggakan
Daftar tunggakan yang berguna memuat nama santri, kelas, bulan yang belum dibayar, jumlah, tanggal pembayaran terakhir, dan catatan tindak lanjut. Catatan tindak lanjut berisi tanggal komunikasi dengan wali dan kesepakatan yang dicapai, sehingga pengurus yang berbeda dapat melanjutkan tanpa menanyakan hal yang sama berulang kali.
Tinjau secara berkala
Jadwalkan peninjauan tunggakan setiap bulan bersama pengasuh atau pengurus yang berwenang. Pada pertemuan itu, bahas tunggakan yang sudah lama, keringanan yang diajukan, dan langkah yang perlu diambil. Keputusan dicatat agar konsisten dari bulan ke bulan.
Menjaga keadilan
Perlakukan semua keluarga dengan aturan yang sama dan umumkan aturan itu sejak awal. Ketika aturan berlaku sama bagi semua, tindak lanjut tidak dianggap pilih kasih, dan hubungan baik dengan wali lebih terjaga.